NL
Iris Industry Solutions NV is een toonaangevend bedrijf in industriële anticorrosie, met Gent als belangrijke uitvalsbasis. Ter versterking van onze werking zijn wij op zoek naar een Operations Administrator die een centrale rol zal spelen binnen het administratieve hart van onze organisatie.
In deze veelzijdige functie ondersteun je zowel het lokale team als het management. Je bent het administratieve aanspreekpunt en draagt zo rechtstreeks bij aan de efficiëntie van onze bedrijfsprocessen.
Jouw takenpakket
1. Klanten- en leveranciersadministratie
-
Voorbereiden en opvolgen van facturatie naar klanten, inclusief prijsindexeringen
-
Administratief beheer van klantendossiers en werfdossiers
-
Verzenden van bestellingen naar leveranciers en opvolgen van de goedkeuring van leveranciersfacturen door één of meerdere Project Managers
-
Administratief beheer van leveranciersdossiers
-
Beheer van commerciële documenten zoals offertes, aanbestedingsdossiers, enz.
-
Administratieve ondersteuning binnen het veiligheids-, gezondheids- en milieubeleid
2. Personeelsadministratie
-
Administratieve opvolging van arbeiders: sociale documenten, correspondentie, medische controles…
-
Coördinatie en/of beheer van de tweewekelijkse prestatieregistratie
-
Aanspreekpunt zijn voor arbeiders bij vragen over hun persoonlijk dossier
3. Office administratie
-
Professioneel onthaal van bezoekers en beheer van telefonische contacten
-
Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie en e-mails (aangetekende zendingen, brieven, offertes, sollicitaties…)
-
Zorgen voor een vlotte kantoororganisatie: agenda’s, onkostennota’s, events, vergaderingen…
4. Algemene administratie
-
Administratieve ondersteuning voor leden van het Management Comité en de Legal Counsel
-
Efficiënt beheer van vergaderingen binnen het managementteam, de algemene vergadering en de raad van bestuur
-
Opstellen, bijwerken of optimaliseren van standaarddocumenten en procedures
-
Officiële bedrijfsdocumenten up-to-date houden en beheren (uittreksels uit het strafregister, attesten van niet-faillissement, publicaties in het Belgisch Staatsblad…)
Wie ben jij?
Je werkt nauwkeurig, communiceert klantgericht en gaat altijd professioneel en discreet om met vertrouwelijke informatie. Daarnaast herken je jezelf in deze competenties:
-
Sterk in mondelinge en schriftelijke communicatie
-
Goede organisatievaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten
-
Analytisch denkvermogen en oplossingsgerichtheid
-
Empathisch, behulpzaam en teamgericht
-
Flexibel, accuraat en risicobewust
-
Vlot in digitale tools en MS Office
Jouw profiel
-
Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring
-
Idealiter minstens 2 jaar ervaring in een gelijkaardige administratieve functie
-
Je beheerst Nederlands en Frans, zowel schriftelijk als mondeling
Wat bieden wij?
-
Een vaste werkplek in Gent
-
Een stabiel en gespecialiseerd industrieel bedrijf
-
Een gevarieerde functie met autonomie en ruimte voor initiatief
-
Een hecht team waarin samenwerking centraal staat
-
Marktconforme verloning aangevuld met extralegale voordelen
Interesse?
Stuur je cv en motivatie naar Iris Industry Solutions NV.
Voor vragen kan je terecht bij Christophe Tits – christophe.tits@irisindustry.be.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!